سازمان اسناد ملی، آرشیو ملی ایرانی ها و آرشیو تمدن ایران است
به گزارش جوان بین، اسناد، مهم ترین ابزار کشف حقیقت در تاریخ و جامعه اند؛ این بخش گفتگو با معاون اسناد ملی روایتی است از آرشیو ملی ایران، کمبود نیروی انسانی و خطر از دست رفتن حافظه تاریخی کشور.
خبرگزاری مهر، گروه فرهنگ و ادب، طاهره طهرانی:
بسیاری از افراد جامعه نمی دانند کارکرد سازمان های عریض و طویلی که پسوند ملی را هم پشت نام خود دارند چیست، یا اساساً اهمیت این نهادها در چیست. در قسمت قبلی گفتگو با علیرضا دباغی، معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران به تاریخچه و ضرورت تشکیل بایگانی ملی ایران پرداختیم. آن چه در ادامه می خوانید، بخش دوم این گفتگوست:
فرمودید سازمان های دولتی و حکومتی، باید سوابق اداریشان ازجمله اسناد علمی، اسناد وزارت خانه ها و آن چه مربوط به صنایع می شود، اسناد فرهنگی و... را به سازمان اسناد ملی تحویل دهند. کدام یک از این حوزه ها، یا حوزه های دیگر، بیشترین سند را در همان ابتدای همکاری در اختیار سازمان گذاشتند و هم اکنون چه حجم سندی داریم؟
ببینید، حدودا اغلب قریب به اتفاق دستگاهها همکاری لازم را با سازمان در اجرای قانون اسناد ملی دارند؛ غیر از معدود دستگاه هایی که برای خودشان تشکیلات درست کردند، حدودا اسناد همه دستگاهها در بایگانی ملی نگهداری می شود.
کدام سازمان ها مستقل عمل می کنند؟
به نظرم این دستگاهها بسیار اندکند. عرض کردم از قوه قضاییه و مجلس شورای اسلامی در بایگانی ملی، اسناد گوناگونی وجود دارد باوجود اینکه آنها مستقل هستند. تنها استثناء در قانون اسناد ملی، نیروی نظامی کشور است که آنها هم در چهارچوب قانون با بایگانی ملی همکاری دارند.
آماری از این که اسناد داریم؟ مثلا قدیمی ترین سندی که داریم چیست؟ چون بعضی اسنادی که شما دارید جالب اند؛ مثلا دست خط امیرکبیر یا یک سند تاریخی از یک امضای مهم.
همه آن چه به سازمان منتقل می شود دارای اهمیت است. قدیمی ترین سند متعلق به قرن هشتم قمری(۷۲۶ ق) است. این سند فرمان سلطان ابوسعیدمغول در رابطه با معافیت از مالیات منطقه ای در فارس می باشد.
اما از جنبه های دیگر هم می توانیم بگوییم مهم ترین سندمان چیست. مثلا به عقیده من یکی از اسناد بسیار مهم و اثرگذار تا امروز، سند مربوط به متمم قانون اساسی مشروطه است که به توشیح محمدعلی شاه رسیده است و اصل این سند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی نگهداری می شود. این سندی بود که بگفته مرحوم پرهام درحال خارج کردن از کشور بود که با تخصیص اعتبار مناسب خریداری و از خروج آن جلوگیری شد.
اجازه بدهید خاطره ای از مرحوم دکتر پرهام نقل کنم. با عنایت به اینکه سند مذکور توسط خود جناب پرهام بعنوان رئیس سازمان خریداری شده بود، ایشان حساسیت زیادی به این سند داشتند. یکبار که برای بازدید از مخازن رفته بودند جویای این سند شدند و همکاران سند را بدون لفافه پارچه ای آوردند و ایشان اصرار داشتند که این سند دارای لفافه سبز رنگی است و همکاران را به پیدا کردن آن دستور دادند. در نهایت لفافه پیدا شد و به نظر رسید خیال ایشان از بابت این سند راحت شد. متمم قانون اساسی مشروطه سند بسیار مهمی است که برنامه داریم تا ثبت ملی آنرا پیگیری نماییم و پس از آن هم ثبت در یونسکو را انجام دهیم. از دیگر اسناد مهم موجود در بایگانی ملی میتوان به نخستین ساختار اداری ایران در دوره ناصرالدین شاه اشاره نمود. این ساختار پس از بازگشت ناصرالدین شاه از سفر فرنگ تهیه شده است. این سند با ارزش مقرر است در سالجاری و در جشنواره شهید رجایی با همکاری سازمان اداری و استخدامی کشور رونمایی شود. معرفی و ثبت ملی این گونه اسناد (در مرحله اول) مبحث بسیار مهمی است که در برنامه این معاونت قرار دارد.
اینجا مثل کتابخانه ملی نیست که طرف حتما باید فوق لیسانس داشته باشد و عضو شود. یعنی اگر کسی تحصیلات آکادمیک نداشته باشد ولی روی اسناد کار بکند، شما این اجازه را به او می دهید؟ یعنی هر کسی بخواهد بیاید؟ با عنایت به تکنولوژی، چه طور این ها را می توانید در اختیار آدم ها قرار بدهید؟ از این جهت می پرسم که ما در همین امروزمان که نشستیم اینجا، راجع به همین صد سال اخیرمان که یک سری آدم هنوز زنده اند و یادشان است، ادعاهایی مطرح می شود که کاملا با این سندها می شود جوابش را داد و دروغش را فهمید. یک خبرنگار، یک پژوهشگر، یک آدم عادی، یا حتی اگر مثلا شما چیزی را روی سایتتان قرار می دهید، مثل همین فرمان هایی که هم اکنون فرمودید، با عنایت به وضعیت فعلی و این راست و دروغ هایی که راجع به تاریخ همین صد سال اخیرمان مطرح می شود، آدم ها چه طور می توانند دسترسی پیدا کنند به این اسنادی که تعیین کننده است از لحاظ روشن کردن ذهن مردم در مورد تاریخ؟
ما داریم در رابطه با اسناد صحبت می نماییم. سند اساساً چیست؟ سند برای اثبات حقیقت هاست. سند اصالتاً وظیفه اش اینست که ما بیاییم حقایق را روشن نماییم. مثلا شخصی در دادگاه و با استناد به اسناد حقش را روشن می کند. در قانون مدنی هم داریم؛ یکی از دلیلهای اثبات دعوا را سند نامیده با استناد به آن حقیقت روشن شود. حالا در حوزه اجتماعی هم سند کاربردش اثبات حقیقت است و به عقیده من مهم ترین دلیل برای اثبات، سند است؛ که همه چیز را روشن می کند. دلیلش اینست که سند در زمان تولید آن عموما بدون حب و بغض و دخالت منافع اشخاص تهیه شده و ما پس از چند دهه از آن برای کشف حقیقت بهره می بریم.
در گذشته خدمات رسانی اسناد با عنایت به فناوری های آن دوران از راه رویت اصل سند و میکروفیلم و میکروفیش انجام می شد. لیکن در دهه اخیر با ورود تکنولوژی های جدید از اسناد نسخه رقومی(دیجیتال) تهیه می شود و اطلاع رسانی اسناد از این راه انجام می گیرد. در سال قبل معاونت اسناد ملی با بررسی ۲۰۰ هزار پرونده نسبت به آزادسازی آنها جهت استفاده عموم اقدام نمود و این عدد هر روز در حال افزایش می باشد. همینطور در معاونت اسناد ملی تالار پژوهش برای رجوع کنندگان وجود دارد و درصورتیکه اسناد مورد نظر به شکل رقومی وجود نداشته باشد از راه لیست، اسناد مورد نظر انتخاب و با مراجعه به تالار پژوهش اصل اسناد رویت و در صورت تایید پژوهشگر نسخه رقمی از آن پرونده تهیه و در اختیار قرار داده می شود. در سال قبل ساعت فعالیت تالار پژوهش افزوده شد و محققان می توانند تا ساعت ۱۷ از این خدمات استفاده نمایند. همینطور در بایگانی ملی ارائه خدمات به همه به انجام می رسد و شرط مدرک تحصیلی نداریم.
آیا شما آماری از پرسنلی که در زیرمجموعه شما کار می کنند دارید؟ چه روی همین DL که فرمودید قرار بدهند، چند نفر در واقع در زیرمجموعه شما کار می کنند؟ چون یکی از خصوصیت های سند اینست که ممکنست من بگویم مثلا در مبحث مشروطه n برگ سند داریم، اما من بعنوان پژوهشگر یا خبرنگار ممکنست همه این ها به دردم نخورد. در واقع یک کسی داخل این سازمان این ها را بررسی می کند، دیتاهایشان را می کشد بیرون، می گوید سند شماره فلان مثلا قانون مشروطه است، آن یکی تشکیل مجلس فلان است. چند نفر روی این سندها کار می کنند به جهت اینکه برای عموم مردم قابل استفاده باشد؟
اجازه بدهید ساختار تشکیلاتی معاونت اسناد ملی را توضیح بدهم. سازمان اسناد و کتابخانه ملی چهار معاونت دارد: معاونت کتابخانه ملی، معاونت پژوهش و فناوری، معاونت مدیریت و توسعه منابع و معاونت اسناد ملی.
معاونت اسناد ملی چهار اداره کل دارد که بر مبنای وظایفی که در قانون برای آن تعیین شده، به وجود آمده اند.
«اداره کل شناسایی و فراهم آوری اسناد ملی» که وظیفه گردآوری اسناد ملی را برعهده دارد؛ شامل این که اسناد دولتی یا اسناد در اختیار اشخاص باشد.
اداره کل دیگر به نام «اداره کل تنظیم و توصیف اسناد» وظیفه استخراج و پردازش اطلاعات اسناد را بر عهده دارد. در این اداره کل همکاران ما اسناد را برگ به برگ مطالعه می کنند و اطلاعات آنها را استخراج می کنند تا امکان بهره برداری از اسناد فراهم گردد. اگر این عملیات بر روی اسناد انجام نشود اطلاعات آنها خاموش خواهد ماند و امکان بهره برداری از اسناد بوجود نخواهد آمد.
اداره کل دیگر، «اداره کل خدمات آرشیوی» است که وظیفه آن اطلاع رسانی و عرضه خدمات به رجوع کنندگان است؛ همچون برگزاری نشست ها، نمایشگاه ها، سخنرانی ها و کارهایی از این دست. تالار پژوهش، که قبلا در مورد آن صحبت کردیم، زیر مجموعه این اداره کل است.
اداره کل چهارم، «اداره کل حفاظت و مرمت اسناد» است. با عنایت به اینکه زمان نسبتا طولانی می گذرد تا اسناد به بایگانی برسند و طبیعی است که علاوه بر غبار زمان این اسناد با پاره گی و اسیدیته شدن کاغذ و سایر عوارض مواجه شوند.. اداره کل مذکور وظیفه دارد تا اسناد را برای ماندگاری در بایگانی به مدت طولانی آماده کند. بنابراین وقتی اسناد وارد بایگانی می شوند ابتدا ضدعفونی شده و در صورت نیاز عملیات مرمت روی آنها انجام و بعد به مخازن ارسال می گردند. همینطور تهیه و ابلاغ استانداردهای جدید مخازن و بایگانی ها و نظارت بر آن در سطح کشور بر عهده این اداره کل است. این اداره کل مجهز به تجهیزات آزمایشگاهی و افراد متخصص در حوزه های شیمی و بیولوژی و... است.
وضعیت نیروی انسانی این معاونت، که وظیفه ملی هم در برابر دولت(به معنای عام) و در برابر ملت و تاریخ دارد، بسیار وخیم و فاجعه بار است. در گذشته تعداد نیروهای مستقر در معاونت اسناد ملی حدود ۲۵۰ نفر بود. اما بتدریج به سبب عدم جذب و استخدام و از سویی بازنشستگی نیروها، این تعداد کاهش پیدا کرد و هم اینک این معاونت حدود ۱۲۰ نفر نیرو دارد.
یعنی حدودا نصف شده است؟
بله، حدودا نصف شده و همین مساله سبب شده که خیلی از کارها را نتوانیم انجام بدهیم. هم اکنون دستگاههای زیادی هستند که از بودجه دولتی استفاده می نمایند و طبق قانون باید اسنادشان را به ما تحویل بدهند، اما ما حتی تعدادی از آنها را نمی شناسیم، چون امکانش را نداریم که به همه آنها رجوع نماییم.
برای مثال اگر دستگاهی را هم بشناسیم، آیا نیروی کافی داریم که به آنجا برویم و اسناد را دریافت کنیم؟ شما باید بتوانید کل کشور را پوشش بدهید. ما در استان ها هم مراکز استانی داریم، اما آنها هم با کمبود شدید نیرو مواجهند. یکی از اشکالات جدی ما همین است که نمی توانیم به دستگاه هایی که مشمول قانون اسناد ملی هستند رجوع نماییم و اسنادشان را منتقل نماییم.
اگر بخواهیم در رابطه با آمار اسناد صحبت نماییم، باید گفته شود ما درحال اجرای برنامه ساماندهی و پایش مخازن اسناد هستیم و امیدواریم سال آینده بتوانیم آمار دقیقی از اسناد موجود در مخازن واقع در ساختمان بایگانی ملی و در مدیریت های منطقه ای و استانی سازمان، عرضه نماییم.
به نظر من بهترین واحد اندازه گیری اسناد پرونده است. البته کشورهای مختلف واحدهای متفاوتی دارند، اما پرونده واحد مناسب تری برای اندازه گیری اسناد در ایران بحساب می آید. از سال ۱۳۴۹ تا امروز حدود یک میلیون پرونده از اسناد آرشیوی پردازش شده است؛ البته باید با عنایت به نیروی انسانی موجود و سایر امکانات برای پردازش اسناد اولویت قائل شد. در دوره ی جدید مدیریتی، سیاست معاونت اسناد ملی بر پردازش پرونده هایی است که پس از آن امکان اطلاع رسانی و ارائه خدمت به مردم را داشته باشد. مثلاً پرونده هایی در اولویت می باشند که بیشتر از ۴۰ سال از تاریخ تولید یا آخرین برگ آن(مطابق قانون اسناد ملی) گذشته باشد. ازاین رو ما پرونده هایی را که امکان اطلاع رسانی دارند در اولویت لیست نویسی قرار می دهیم تا فورا پس از لیست شدن بتوانیم خدمات عرضه دهیم. در واقع با عنایت به امکانات محدود مجبوریم اولویت بندی نماییم تا بتوانیم خدمات بیشتری عرضه نماییم.
امیدوارم مشکل استخدام نیرو هم حل شود. متاسفانه در خیلی از بخش های تخصصی با این مشکل مواجه هستیم. در این زمینه ها روند کار نباید متوقف شود؛ حتی اگر در بیرون جنگ یا بحران هم باشد، این کار باید ادامه پیدا کند.
یک نکته مهم اینست که در حوزه اسناد ملی، آموزش دانشگاهی بشکل گسترده وجود ندارد. در گذشته رشته ای به نام مطالعات آرشیوی به وجود آمده بود، اما بعدها حذف شد و عملا کسی برای این حوزه تربیت نمی شود.
کار در اینجا تجربه محور است. مثلا در حوزه اسناد قدیمه یا نسخه های خطی شما نمی توانید هر کسی را بیاورید تا آنها را بخواند یا لیست نویسی کند. باید سال ها تجربه داشته باشد تا بتواند خطوط مختلف، نوع کاغذ و نکات بسیار مهم این منابع را بشناسد تا نسبت به لیست نویسی اقدام نماید. اگر نسل فعلی نیروهای باتجربه بازنشسته شده و بروند، حتی اگر بعدها نیرو استخدام نماییم، کسی نیست که این تجربه های گران سنگ را به نسل بعدی منتقل کند. به نظرم حال سازمان در یک نقطه بسیار حساس از نظر نیروی انسانی قرار دارد. اگر نیرو جدید جذب نشود، ممکنست با مشکل جدی مواجه شویم. ما در گزارش سند نیروی انسانی معاونت اسناد ملی به این مساله توجه ویژه کرده و اعلام نموده ایم که یکی دو سال آینده در مورد جذب نیروی انسانی بسیار حساس و تعیین کننده است.
شما فقط از اسناد دولتی نگهداری می کنید؟
اسنادی که در اختیار ماست فقط اسناد دولتی نیست. اسناد خانوادگی و خاندانی هم وجود دارد. بخش بزرگی از اسناد مربوط به دوره هایی مانند صفویه، افشاریه و قاجاریه توسط خاندان ها و افراد به سازمان اهدا شده یا توسط سازمان خریداری شده است. خیلی مهم می باشد که دولت روی این مساله سرمایه گذاری کند تا از خروج این اسناد جلوگیری شود. بعنوان مثال اگر ما سال قبل برای خرید اسناد امین السلطان اتابک اعظم(صدراعظم چندین پادشاه قاجار) اقدام نمی کردیم، احتمال داشت این اسناد از کشور بیرون رود. اجازه دهید از راه این رسانه اعلام می کنم که سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی دریافت این نوع اسناد را دارد؛ چه به شکل اهدا، چه نگهداری امانی، یا در حد توان خریداری. البته توان مالی ما در مقابل حجم اسنادی که در خارج از سازمان وجود دارد بسیار محدود است.
نکته مهم اینست که این سازمان در واقع بایگانی ملی ایرانی ها و بایگانی تمدن ایران است. اسناد نشان می دهند که در گذشته چه کارهای مهمی انجام داده ایم. همان گونه که به بناهای تاریخی مانند تخت جمشید، طاق بستان یا مساجد تاریخی با معماری های فاخر افتخار می نماییم، باید به اسناد هم افتخار نماییم، چونکه دانش ملت ایران و تاریخ در آنها ثبت شده است و مردم باید اینجا را خانه خودشان بدانند. این اسناد متعلق به همه ایرانی ها است. ما در اینجا نگاه سیاسی نداریم و وظیفه ما تقدیر این میراث و انتقال آن به آیندگان است.
بنابراین اگر کسی اسنادی در اختیار دارد، می تواند آنها را به سازمان بیاورد. ما آنها را نگهداری می نماییم و به نام خودشان ثبت می شود. حتی نام اهداکنندگان در کتاب اهداگران ثبت خواهد شد و در صورت امکان، سازمان می تواند اسناد را خریداری هم کند.
خلاصه اینکه یکبار که برای بازدید از مخازن رفته بودند جویای این سند شدند و همکاران سند را بدون لفافه پارچه ای آوردند و ایشان اصرار داشتند که این سند دارای لفافه سبز رنگی است و همکاران را به پیدا کردن آن دستور دادند. سازمان اسناد و کتابخانه ملی چهار معاونت دارد: معاونت کتابخانه ملی، معاونت پژوهش و فناوری، معاونت مدیریت و توسعه منابع و معاونت اسناد ملی. اگر نسل فعلی نیروهای باتجربه بازنشسته شده و بروند، حتی اگر بعدها نیرو استخدام نماییم، کسی نیست که این تجربه های گران سنگ را به نسل بعدی منتقل کند.
این مطلب را می پسندید؟
(1)
(0)
تازه ترین مطالب مرتبط
نظرات بینندگان در مورد این مطلب